Varför medlemmarna själva måste kunna kontrollera styrelsens arbete

[Pensionär]

Silva i annan tråd #1

Utdrag ur bilagan jag fått från Bolagsverket:
"Styrelseprotokoll är inte offentliga. Det är styrelsen som bestämmer, med iakttagande av sin vårdnadsplikt, om spridningen av protokollen. Varken medlem eller någon utomstående har rätt att få del av protokollen. Revisorerna har dock alltid en rätt att ta del av protokollen eftersom de har att granska verksamheten."

Bolagsverkets svar: Revisorerna har dock alltid en rätt att ta del av protokollen eftersom de har att granska verksamheten."

Man måste inse att svaret naivt och bekymmerslöst blottlägger det stora problemet för oss, detta faktum att verksamheten består i så mycket mer än vad en revisor har lärt sig att granska. Revisorn kan helt enkelt inte utföra en mycket väsentlig del av den nödvändiga kontrollen!

Studera t ex Silvas givna protokollsutdrag i #63 samma tråd:

En av bostadsrättsföreningens medlemmar ([vårt namn]) har på grund av missnöje med luftflödet i Gäst WC i sin bostad låtit ytterligare en ventilationskonsult utföra mätningar som uppvisar otillräckliga värden. Medlemmen har också påpekat detta for Stadsbyggnadskontoret vilket lett till att den av Ravent utförda OVK -besiktning ej längre godtas av Stadsbyggnadskontoret. Bostadsrättsföreningen har därmed fått ett vitesföreläggande med begäran om att åtgärder tas samt att en förnyad OVK inlämnas till Stadsbyggnadskontoret före 2010-02-28.

Då familjen [vårt namn] inte accepterar första forslaget som ventilationsfirman Ravent föreslagit, dvs att man bygger en trumma mellan WC och kök, skall ventilationskanalen undersökas vidare och filmas.
Om felet inte går att åtgärda eller innebär en orimlig kostnad för föreningen har styrelsen beslutat att fastslå Ravents första förslag.

Vad är orimlig kostnad?

Om [vårt namn] fortsatt väljer att inte acceptera denna lösning kan de själva ta fram ett lösningsförslag som de kan tänka sig acceptera.

Det går givetvis inte för en styrelse som inte vet hur den ska hantera ett problem, att skjuta över hela klabbet på medlemmen själv!

Argument för att revisorn inte kan uppfylla vårt krav på total granskning blir tydligt i det protokoll hon visar oss.
(Tacka din styrelse för deras utmärkta bidrag!)
Få revisorer kan något om t ex ventilation, eller den lagstiftning som styr denna del av föreningslivet. Revisorer saknar alltså möjlighet att se och förstå att styrelsen är på villovägar.
Detta kan då endast (i bästa fall) ses av medlemmar som när de läser protokollet kan inskrida och varna eller råda. Det går inte att överlämna till revisorer att granska områden som de inte behärskar. Stora delar av den styrelsens verksamhet som ligger utom den ekonomiska bokföringen/hanteringen.
För inkompetent eller felaktig hantering av ärenden på myndigheters bord, har man försökt lösa problemet med hjälp av bl a offentlighetsprincipens rättigheter för medborgarna. Har visat sig fungera bra ibland.
Samma problem..,.. på styrelsens bord, man hänvisar till revisorn.
Inte ens delägarna själva tycks här få granska!! OM så, en ofattbar inkonsekvens i den svenska lagstiftningen.
Ett av många andra skäl vi lagt på högen. Vi måste få in fler av denna typ.

[Tomas]

Ursprungligen skrivet av Pensionär

...verksamheten består i så mycket mer än vad en revisor har lärt sig att granska. Revisorn kan helt enkelt inte utföra en mycket väsentlig del av den nödvändiga kontrollen!

Jag vet inte vad man egentligen kan förvänta sig att en revisor ska ha lärt sig att granska men vår förenings auktoriserade revisor (som hoppade av 2013-03-27) verkade inte ha lärt sig att en löpande granskning av styrelseprotokollen ingår i revisorns arbete.
Detta kan man läsa om i juridisk litteratur, och t.ex. så här står det i boken Bostadsrätt (Björn Lunden Information AB, 14:e upplagan) på sida 197, citat:
"Revisionen är ett viktigt arbete och får inte fuskas undan på någon timme strax innan föreningsstämman. Revisionsarbetet ska göras löpande under året och inte sparas till slutet."
Att revisionen skall inkludera protokollgranskning framgår av bl.a. sid 192 och 196 i samma bok.

Nedan är ett ordagrant citat från den avhoppade revisorn, i ett yttrande (från juni 2013) till revisorsnämnden som jag har tagit del av:

"Inget revisionsarbete har utförts för räkenskapsåret 2012, då varken stämmo- eller styrelseprotokoll, årsredovisning eller bokföringsmaterial erhållits från styrelsen respektive föreningens ekonomiske förvaltare"

Observera alltså att revisorn hoppade av 2013-03-27 och hade då tydligen utfört inget revisionsarbete för 2012.
Därför är det ett tämligen säkert antagande att han inte heller hade utfört någon som helst revision för januari-mars 2013.
Sedan dröjde det till början av juni 2013 innan en ny revisor förordnades av länsstyrelsen, men endast formellt, och i praktiken tillträdde den nya revisorn snarare den 15 augusti 2013 (enligt hans eget mejl till länsstyrelsen, se nedan).

Den nya tillförordnade revisorn tillsattes av länsstyrelsen (i början av juni) men trots omständigheterna (kritik mot styrelsen och "hot" mot avhoppade revisorn) så valde inte länsstyrelsen ut en revisor som de själva hade hittat som i så fall hade kunnat vara ganska säkert oberoende av de personer som sitter på maktpositionerna i föreningen (styrelse/valberedning).

Jag har tagit del av den nya tillförordnade revisorns kommunikation med länsstyrelsen, och i slutet av maj fick han en förfrågan av länsstyrelsen om att bli revisor.

Här ett citat från en del av länsstyrelsens mejl till revisorn i slutet av maj 2013:
"... En företrädare för föreningens styrelse har uppgett att du kan tänka dig att åta dig uppdraget. Länsstyrelsen behöver därför bekräftelse på att du är beredd att åta dig uppdraget som revisor ..."

Den förordnade revisorns svarade samma dag och revisorns svar innehöll bl.a. följande:
"... Jag är beredd att åta mig uppdraget ... Jag har tydligt deklarerat att jag inte har möjlighet att påbörja någon revision för 15 augusti 2013, vilket styrelsens representant har accepterat ...".

Det är väl knappast någon som blir förvånad över att styrelsen som ska granskas gärna accepterade att slippa bli granskade under ytterligare några månader, men däremot blev i alla fall jag besviken på att länsstyrelsen ändå tillsatte denna revisor och därmed medverkade till att låta föreningen i praktiken vara utan revisor under ytterligare 2,5 månader.

Min förening har således inte haft någon faktiskt arbetande revisor (dvs ingen revisor i realiteten, utan endast en revisor på pappret) under perioden 2012-01-01 -- 2013-08-14.

Om en professionell revisor faktiskt hade arbetat under år 2012 så skulle han då haft viss möjlighet att t.ex. påverka styrelsen att ändra den urusla kallelsen till årsstämman i maj 2012 med omröstningen för det fönsterbyte som sedan genomfördes hösten 2012.
Styrelsen bör på ett styrelsemöte ha bestämt sig för vilken eventuell infomation (t.ex. beslutsunderlag för omröstningen) som skulle bifogas till den kallelsen.
Om revisorn hade granskat ett sådant styrelseprotokoll hade han haft möjlighet att på ett proaktivt sätt kunna påtala för amatörerna i lekmannastyrelsen att de inte skulle maximera sina möjligheter att driva igenom ett fönsterbyte genom att undanhålla (inte informera om) den höga kostnaden redan i kallelsen.
(om den faktiska kostnaden, ca 7 miljoner kr, dvs motsvarande ca 75.000 kr per medlem, hade bifogats som en del av ett beslutsunderlag i kallelsen så hade kanske fler velat gå på stämman och rösta nej till det fönsterbyte som inte fanns med i den tämligen färska 10-åriga ekonomiska planen som upprättades i samband med att ombildningen drevs igenom mindre än 2 år innan omröstningen av nya fönster)
Det finns inte många människor som fattar beslut utan att veta vad det kostar, men det är uppenbart att styrelsen ville driva igenom ett fönsterbyte de ville ha genom att undlåta att informera om den negativa men väsentliga informationen om kostnaden.
En revisor som faktiskt hade arbetat med löpande revision hade kanske kunnat påverka amatörerna i lekmannastyrelsen till att i kallelsen till omröstning bifoga ett beslutsunderlag med bl.a. kostnaden.

Citat från annan tråd:

Ursprungligen skrivet av Pensionär

...bevis på hur nödvändigt det är att vi alla får tillgång till protokollen. Då kan det finnas några som ser att styrelsen är på väg i fel riktning. Några kan hjälpa till att korrigera.

Ja och då är frågan vem (och när) som skulle ha försökt korrigera något i min förening om styrelsen i januari 2012 skulle ha fattat ett idiotiskt beslut ?
I den bästa av världar så hade det funnits två huvudsakliga alternativ på vem som då hade kunnat reagera:
1. En seriös och faktiskt arbetande revisor, som vid behov hade kunnat utnyttja revisorns möjlighet att kalla till extrastämma.
2. Öppna styrelseprotokoll skulle vara ett bra komplement som ger medlemmarna en viss insyn och möjlighet att själva reagera och kalla till extrastämma, inte minst när den auktoriserade revisorn inte har utfört någon revision över huvud taget.

I min ombildade BRF så har dock (tydligen) inget av ovanstående kunnat inträffa eftersom vi inte har öppna protokoll och har tydligen inte heller haft någon faktiskt arbetande revisor under mer än 1,5 år.

Revisorns yttrande till revisorsnämnden skapar naturligtvis följdfrågor angående orsaken till att bl.a. styrelseprotokollen inte har "erhållits".
Har revisorn ens bemödat sig med att försöka erhålla protokollen?
Den 2013-09-08 skickade jag ett mejl till styrelsen och frågade då bl.a. varför ingen löpande revision har förekommit under 2012 (med hänvisning till revisorns yttrande i revisorsnämnden som jag även har citerat i detta inlägg ovan).
Jag fick inget svar från styrelsen och mejlade igen tre dagar senare men har än idag (en månad senare) inte fått något svar alls.
Jag kan i sammanhanhet nämna att föreningens nuvarande ordförande har varit med sedan föreningen bildades 2005 (men fastigheten köptes 2010, dvs fr.o.m. 2010 hade föreningen mer verksamhet) vilket innebär att agerandet inte kan förklaras med nybörjare-okunskap.
Den obesvarade frågan till styrelsen är alltså varför de inte regelbundet har skickat protokollen till revisorn. (jag kan även nämna att styrelsen, enligt föreningens webbplats, säger sig ha möten i princip varje vecka, utom under juli)
Dock är det självklart inte endast styrelsen som har felat, utan om revisorn hade varit professionell så hade han krävt löpande protokoll av styrelsen och om han inte hade erhållit styrelseprotokollen så borde han i så fall ha kallat till extrastämma och informerat medlemmarna om att styrelsen inte ville låta sig granskas av revisorn.

[Borättexperten]

Ursprungligen skrivet av Tomas

Här ett citat från en del av länsstyrelsens mejl till revisorn i slutet av maj 2013:
"... En företrädare för föreningens styrelse har uppgett att du kan tänka dig att åta dig uppdraget. Länsstyrelsen behöver därför bekräftelse på att du är beredd att åta dig uppdraget som revisor ..."

Ovanstående är ju häpnadsväckande, och ett principfel: Det verkar som om styrelsen själv har föreslagit vem som ska vara revisor! Ingen oberoende granskning här inte!
Instämmer med alla andra här på forumet, att kontrollen av föreningarna och styrelsens arbete är mycket svag, och länsstyrelsen gör inte situationen bättre.

Överhuvudtaget är revisorernas insats grovt överskattat

[Tomas]

Ursprungligen skrivet av Borättexperten

Det verkar som om styrelsen själv har föreslagit vem som ska vara revisor!

Nja, det kanske ser ut så men vid behov har styrelsen säkert möjlighet att få stöd från valberedningen dvs att förslaget officellt kom från dem men att styrelsen framförde det till länsstyrelsen.

I ett yttrande till revisorsnämnden hävdade den nye revisorn att han blev kontaktad av föreningens valberedning.
Det är fullt möjligt (och jag har ingen anledning att betvivla) att det stämmer och att styrelsen sedan kontaktade länsstyrelsen för att förmedla det förslag som säkerligen valberedningen officellt står bakom om någon skulle fråga dem.
Det man däremot inte kan veta är hur bra kompisar är valberedningen med styrelsen och om det kanske var en viss person i styrelsen som tipsade valberedningen om att de skulle kontakta revisorn som länsstyrelsen sedan förordnade.
(det är bara de inblandade själva som kan veta det)

För övrigt är det antagligen ganska vanligt med misstankar mot en kompis-kultur mellan valberedning och styrelse och det är egentligen inte alls något unikt i detta fall med att jag har sådana misstankar.

När den avhoppade revisorn valdes i mars 2011 så var han i praktiken minst lika utvald av den dåvarande styrelsen.
(jag hittar inte stämmoprotokollet just nu så att jag helt säkert kan verifiera det men som jag minns det så hade vi inte inte alls någon valberedning på den tiden, dvs ca tre månader efter att vi hade köpt loss fastigheten från hyresvärden)
Revisorn valdes då formellt på stämman på sedvanligt sätt, men valet av revisor är ungefär som att rösta på en diktator i en enparti-stat när det i praktiken bara finns en kandidat att välja på.
Om någon skulle ha försökt föreslå en alternativ revisor istället för styrelsens förslag så är jag övertygad om att den personen endast skulle framstå som en "bråkmakare" och inte många skulle vilja stödja vederbörande och gå emot styrelsens revisor-kandidat.
Det är nog ganska vanligt förekommande att det i princip är styrelsen som väljer revisor (eller en valberedning som är lojal med styrelsen) men i det här fallet hade länsstyrelsen chansen att välja en verkligt oberoende revisor som de själva hade hittat, men istället valde de alltså en som hade föreslagits av någon/några personer i föreningen.

[Tomas]

Den här trådens rubrik är "Varför medlemmarna själva måste kunna kontrollera styrelsens arbete".
Är då inte citatet nedan från en lawline-fråga/svar (om det nu verkligen är ett juridiskt korrekt uttalande från lawline) en ganska tydlig indikation på att något borde göras för att öka medlemmarnas insyn och möjligheter att kontrollera vilka beslut som styrelsen fattar ?

Jag har nedan fetmarkerat en intressant del av svaret:

...Styrelsen har tystnadsplikt enligt 7 kap. 11 § LEF om uppgiften kan vara av väsentlig nackdel för föreningen. Du som medlem i bostadsrättsföreningen har då rätt att begära av styrelsen att uppgiften ska lämnas till föreningens revisor som har en månad på sig att avge skriftligt yttrande till styrelsen. Någon skyldighet att avslöja uppgiften finns dock inte för revisorn som inte heller ska uttala sig om huruvida styrelsen gjort rätt då den vägrat lämna upplysningen. Föreningsstämman kan inte fatta beslut om att styrelsen ska utlämna uppgiften....

Medlemmarna i en förening kan vanligtvis inte själva ta del av protokollen eller andra uppgifter som styrelsen inte vill lämna ut.
Om medlemmen då vänder sig till revisorn så kanske hen kan konstatera att styrelsen gjort fel, men hen ska tydligen ändå inte uttala sig om det (enligt lawline).
Med andra ord verkar det som att revisorn har en slags tystnadsplikt mot att avslöja ett fel (?) som en förtroendevald styrelse har begått.

I något som ska föreställa en slags demokrati borde felaktigheter avslöjas.
Väljarna förtjänar att bli informerade så att de kan ta ställning till vilka som inte förtjänar att bli omvalda.
Om en minister i regeringen missköter sig så kan denne bli offentligt kritiserad av konstitutionsutskottet och väljarna blir då informerade via massmedia.
Om en styrelse utan befogad anledning vägrar lämna ut en viss uppgift så ska tydligen den enda med insyn knipa käft och inte informera väljarna/medlemmarna om att styrelsens agerande var felaktigt.

Kan det verkligen vara möjligt att lawline-citatet ovan är ett juridiskt korrekt påstående ?

[Pensionär]

Bra Tomas! Ju fler vi är som kritiskt granskar vår tillvaro, desto större chans att samla bevis på att vår lagstiftning inte är bra.

Ursprungligen skrivet av Tomas

Är då inte citatet ... en ganska tydlig indikation på att något borde göras för att öka medlemmarnas insyn och möjligheter att kontrollera vilka beslut som styrelsen fattar ?

Vi är nog rätt många nu som tycker så. Vi får jobba på. De som har invändningar hjälper ju också till. De tvingar oss att fundera vidare på våra argument.
Just kombinationen, styrelsens möjligheter att mörka, och revisorns onåbarhet är ju outhärdligt,.... för en känslig själ.

Styrelsen har tystnadsplikt enligt 7 kap. 11 § LEF om uppgiften kan vara av väsentlig nackdel för föreningen
Samtidigt är jag lite nyfiken på vad som kan rymmas i denna låda. Vi borde samla och inventera även här.