Ämne: GDPR i BRF:Er
Visa ett inlägg
  #14  
Gammal 2018-04-03, 11:59
Thomas_A Thomas_A är inte inloggad
Yotta-medlem
 
Reg.datum: Sep 2012
Inlägg: 1 219
Standard

När det gäller e-post kan man exempelvis ha i sin dokumentation, men det kan filas på.

1. Föreningen e-post avser att primärt vara en ingång för kontakt mellan medlemmar och styrelse. För frågor som inkommer från medlem till styrelse utgår styrelsen från att medlem har samtyckt att medlems e-postadress kan användas för svar på inkommande fråga (GDPR artikel 6.1a). Styrelsens åtagande gäller e postadressen endast används för svar på inkommande e-post.

2. Föreningens e-post används också för utskick av informationsbrev. För inhämtande av e-post-adresser har medlemmar informerats om denna kommunikationsväg. I och med att medlemmar frivilligt lämnat e-postadresser i syfte att få informationsutskick från styrelsen är detta att betrakta som samtycke (GDPR artikel 6.1a).

3. Styrelsens hantering av e-postadresser sker i ett webbaserat program (xxxx). I samtliga utgående brev från styrelsen finns en förklaring hur epost hanteras och hur man gör för att avregistrera sig i de fall man inte längre vill ha epost eller ha sin epost registrerad. Vid sådan uppmaning från medlem raderas mailadressen omgående från systemet. Styrelsen ser också över raderar också e-postadresser från tidigare medlemmar som är avflyttade från föreningen.

4. Vid sk informationsutskick till flera sker detta genom att e-postadressen till medlemmarna är dold. På så sätt förhindras spridning av personuppgifter i form av e-postadresser.

5. Styrelsen e-post gallras årligen. Dokumentation som är viktig för framtida uppföljning som exempelvis ändringar i lägenheter som medlemmar inkommit med per e-post sparas i pappersformat.
Svara med citat