Motion #67 - Upphandling, städavtalet
Behovsöversyn, sänkning av kostnader

Dåligt skötta upphandlingar står Dig dyrt
En av de största kostnader en styrelse kan åsamka medlemmarna i onödan är dåligt skötta upphandlingar. Från vad vi kunnat konstatera så har upphandlingarna i denna förening skötts antingen väldigt dåligt eller inte alls.

Städavtalet är en av de sex högsta driftskostnaderna i föreningen, och därför finns det bara av denna anledning skäl att se till så att denna kostnad hålls på en rimlig nivå.

Till årsstämman 2004 skrev jag en motion i detta ämne enligt nedan.
Motion 3 STÄDAVTAL – ÖVERSYN AV BEHOV & SÄNKNING AV KOSTNADER

Precis som för fastighetsskötaravtalet är städavtalet uppsagt, men här ska redan idag ett nytt avtal gälla. Medlemmarna har inte fått någon information om detta men jag vill i denna motion önska hur det förhoppningsvis fungerar redan idag, om styrelsen tecknat nytt avtal.

Med tanke på att städningen kostar oss runt 200 000 kronor per år är detta inte en helt oviktig post. Således måste en styrelse engagera sig särskilt mycket att pressa priserna här (vilket är ganska enkelt). Tidigare år har det ju varit så att det i praktiken inte gjorts någon upphandling. Avtalen har bara löpt på och man har kunnat debitera föreningen i princip hur mycket som helst, utan att någon brytt sig.

Jag hoppas att styrelsen undersökt marknaden noga och att offertförfrågan gått ut till en mängd olika tjänsteföretag inom området.

När det nya avtalet tecknas måste en hel del förändringar göras i vad som ingår. Bl.a. bör städning av tvättstugor ingå. Det finns medlemmar som klagat på dålig städning här och var. Nu är det hög tid att börja se över vilka behov som egentligen finns.

Jag hoppas också att den ersättning som utgått till tidigare styrelse för städning av något som ingått i städavtalet upphört… för all framtid.

Sedan har det, såvitt jag känner till/har kunnat notera, aldrig tidigare gjorts en mer utförlig städning av fastigheterna. Detta är något som måste utföras en gång om året (med synbart resultat).

Slutligen så har det under tidigare år inte funnits någon som helst kontroll av att städningen utförts enligt avtal. Styrelsen måste nog löpande ha någon form av kontroll att avtal uppfylls.

Min motion går således ut på följande;
1. Tecknande av nytt, ekonomiskt förmånligare, avtal.
2. Översyn och förändring av vad som ingår i avtalet.
3. Årlig mer noggrann städning.
4. Styrelsen måste ha en löpande kontroll att städning utförs enligt avtal och på ett tillfredsställande sätt.
År 2004 skrev styrelsens ordförande sin enda motion. Den löd:

Angående trädgårdsavtal och trappstädning.

Motionen innebär att avtalen för trädgårdsskötsel och trappstädning sägs upp. Dessa pengar används för att anställa en vaktmästare till. Om detta görs behöver vi ingen ersättare vid sjukdom eller semester. Våra 2 vaktmästare sköter sina vanliga uppgifter samt även trädgårdsskötseln och trappstädningen. Inga extra debiteringar om föreningen behöver göra något extra t.ex. utomhus.

Därav föreslår undertecknad följande:
att trädgårdsavtal och trappstädningsavtal sägs upp
att 1 vaktmästare ytterliggare anställs

En något märklig motion kan tyckas, inte minst eftersom detta hade blivit dyrare för medlemmarna, men även eftersom vaktmästartjänsten redan idag är rejält överdimensionerad i förhållande till arbetsuppgifterna.

Frågan är hur styrelsens ordförande ser på detta idag?
Detta måste medlemmarna veta så att medlemmarna inte rätt vad det är drabbas av fler onödiga chockhöjningar av kostnader.

Det är viktigt att det finns kompetens för upphandling inom styrelsen, annars är det oundvikligt att medlemmarna blir lidande genom onödiga kostnader. Finns inte denna kompetens inom styrelsen måste styrelsen anlita extern part för denna upphandling.

Jag yrkar att;
  1. Styrelsen ska för medlemmarna skriftligt redovisa den senaste upphandlingen av städning;
    1. Vilka gick anbudsförfrågan ut till?
    2. Vem utformade anbudsförfrågan?
    3. Hur gick upphandlingen till?
    4. Vilka svar kom in från vem och till vilka priser?
    5. Vad ingår övergripande i städavtalet (enb. trappuppgångar?)?
    6. Vad var det som gjorde att styrelsen beslutade sig för den som styrelsen beslutade sig för?

    Styrelsen lär som vanligt inte besvara dessa frågor, men det innebär bara att medlemmarna tvingas att utkräva detaljerade svar på stämman. Styrelsen belastar därmed stämman med onödig tid, och enbart i syfte att försöka skydda sig själv, inte för föreningens bästa.

  2. Styrelsen ska ta in anbud från minst 4 aktörer.

  3. Stämman ska ställa krav på att avtal med städning tecknas på max 2 år och att resultatet från varje upphandling av städning redovisas medlemmarna i årsredovisningen, så att medlemmarna kan känna sig trygga i att detta sköts på rätt sätt.
lgh 47 - 2010-07-14 - Forum för bostadsrätter: http://hotpot.se/forum
Sammanställning av motioner: http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010.htm
Demokrati - öppenhet - insyn - information - engagemang - medlemsinflytande - medlemskontroll - ärlighet - moral/etik - ansvar - respekt
Det krävs ett helt nytt sätt att tänka för att lösa de problem vi skapat med det gamla sättet att tänka.
Styrelsens svar, skrivet av HSB, på motsvarande motion 2009 (kom ej medlemmarna till del):
Motion nr 67 om upphandling av städavtalet

Styrelsen vill med anledning av motionen avge följande svar:

Styrelsen har ingen skyldighet att besvara frågor från motionären i sitt svar på motionen.
Min kommentar (?): Skrämmande! Ett svar som styrelsen upprepar i de flesta motioner!

Medlemmar har möjlighet att ställa frågor på en föreningsstämma, och styrelsen är då skyldig att lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av föreningens årsredovisning och dess ställning i övrigt eller av ett ärende på stämman, om det kan ske utan väsentlig nackdel för föreningen.
Kan en begärd upplysning lämnas endast med stöd av uppgifter som inte är tillgängliga på stämman, ska upplysningen inom två veckor därefter hållas skriftligen tillgänglig hos föreningen för medlemmarna samt översändas till varje medlem som har begärt upplysningen. Styrelsen kommer att följa denna upplysningsplikt. I sitt uppdrag är styrelsen skyldig att följa lagar, stadgar och stämmobeslut och är väl medveten om att infordrande av anbud om städning i föreningen kräver att minst tre aktörer på marknaden lämnar offerter.

När det blir aktuellt att säga upp städavtalet, kommer styrelsen, om missnöje finns med nuvarande aktör, att infordra anbud från minst tre aktörer på marknaden. Styrelsen kommer att välja den aktör som till ett bra pris är bäst lämpad.
Min kommentar (2-3): Av styrelsens svar framgår den stora betydelsen av att stämman bifaller denna motion. Den här lekmannastyrelsen tror att upphandling bara ska göras om styrelsen personligen upplever något missnöje med aktören. Förhoppningsvis begriper i alla fall alla andra att anbud alltid ska begäras in, oavsett hur nöjd man är med aktören.

Styrelsen kommer att teckna avtal med städaktören på en lämplig avtalstid, informera medlemmarna om aktuell städaktör samt kontinuerligt arbeta med att följa upp resultatet.
Någon anledning att ställa krav på avtalstiden och på att resultatet av upphandlingen redovisas medlemmarna i årsredovisningen finns därmed inte.
Min kommentar (?): Styrelsen och HSB får INTE ta ifrån stämman dess roll som föreningens högsta beslutande organ!

När går städavtalet ut och för hur lång tid tecknades detta på?

Att styrelsen kontinuerligt skulle arbeta med att följa upp resultatet är något styrelsen upprepar hela tiden som som ingen medlem kan se det minsta tecken på att så verkligen görs. Tvärtom, vilket vi bl.a. kan konstatera av styrelsens svar till motionerna och inte minst i samband med hur styrelsen hanterat uppföljningen av tomträttsavgiften. Det finns ingen kontinuerlig uppföljning i styrelsen.

Hur och när menar styrelsen att styrelsen kommer att informera medlemmarna om aktuell aktör, och vad om denna aktör kommer styrelsen att informera om?
Det har styrelsen aldrig någonsin tidigare gjort!

Styrelsen anser sig härmed ha besvarat motionen och föreslår att föreningsstämman avslår motionen.
Övriga motioner


Tipsa en vän

FORUM

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, SBC, Riksbyggen) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här! (Index)
Sedan finns det även en enklare gästbok.